Monimutkaisen projektin johtaminen vaatii systemaattista yhteen hiileen puhaltamista

Lehdistössä olemme usein saaneet lukea esimerkiksi suurten infrastruktuuri- tai rakennusprojektien kustannusten karkaamisesta ja muista epäkohdista projektien toteutuksissa. Tiedetään, että projektin toimijoiden välisen yhteistoiminnan avulla saavutetaan huomattavasti aiempaa parempia lopputuloksia. Käytännön askelmerkeissä siihen, kuinka sujuvaan yhteistoimintaan päästään, on kuitenkin vielä selvitettävää. Väitöstutkimuksessani pureuduin niihin konkreettisiin toimiin, joilla yhteistoimintaa ja integraatiota johdetaan monimutkaisissa ja erittäin vaikeasti hallittavissa olevissa projekteissa.

Projektin toimijoiden välinen integraatio edellyttää uudenlaisia kyvykkyyksiä

Projektia toteuttavien lukuisten eri organisaatioiden saaminen toimimaan yhteisen hyvän eteen vaatii perinpohjaista muutosta useilla eri tasoilla. Kyvykkyyksiä täytyy rakentaa uudenlaiselta pohjalta sekä tilaajaorganisaation sisälle että johtamisen käytäntöihin. Perinteisesti laajoja projektitoteutuksia on toteutettu avaimet-käteen ratkaisuina, joissa osapuolten vastuut ja velvollisuudet on etukäteen tarkkaan rajattu. Tällöin tilaaja pyrkii ummistamaan silmänsä toteutuksen yksityiskohtiin liittyviltä haasteilta.

Parempia tuloksia tuottavissa yhteistoiminnallisissa projekteissa projektin tavoitteita ei sanella vaan ne sovitaan yhdessä osapuolten kesken. Lisäksi projektin toimijat suunnittelevat koko projektin ajan yhdessä, kuinka määriteltyihin tavoitteisiin päästään. Käytännössä on kuitenkin erittäin haasteellista sovittaa yhteen eri organisaatioiden ja toimijoiden näkökulmia ja taloudellisia intressejä. Väitöstutkimuksessani on tunnistettu ne tilaajaorganisaation kyvykkyydet, jotka mahdollistavat toimijoiden välisen integraation.

Toimijoiden välistä integraatiota on mahdollista johtaa ja kehittää projektin eri vaiheissa

Tutkimustyöni osoittaa, että integraatiota projektin toimijoiden välillä on mahdollista johtaa. Väitöstutkimukseni osana on esimerkiksi kehitetty käytännön tarkistuslista siitä, minkä osa-alueiden toimivuudesta tulee projektin eri vaiheissa varmistua, jotta yhteistoiminta projektissa on mahdollista. Keskeinen havainto on, että yhteistoiminnallisen mallin käytöstä on syytä sopia jo projektin esisuunnitteluvaiheessa, ennen ensimmäisienkään projektisopimusten allekirjoittamista.

Yksi apuväline johtamisessa on tutkimustyössä kehitetty projektin integraatiokyvykkyyden itsearviointimalli. Kun projektin toimijat arvioivat säännöllisesti projektin toiminnan kypsyystasoa suhteessa eri integraation osa-alueisiin, heille muodostuu käsitys kokonaistilanteesta. Yksittäisiä eri osa-alueiden kypsyystasojen numeroarvoja tärkeämmäksi kuitenkin havaittiin keskustelut, joita itsearvioinnin ohessa käytiin. Keskustelujen myötä toimijoille kirkastui, mihin osa-alueisiin tarkalleen ottaen integraatiota ja yhteistoimintaa parantaessa on syytä panostaa, ja mitä kypsä toiminta näillä alueilla tarkoittaa. Samalla on mahdollista sopia korjaavista toimenpiteistä, jotka tukevat projektin tavoitteiden saavuttamista.

Laura Saukko on väitöskirjatutkija Oulun yliopistossa. Hän sai Tekniikan edistämissäätiön kannustusapurahan vuonna 2021.